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  • 26
  • Nov
  • 2018

工作開始當天 就要採取行動

作者 方言文化

2018/11/26 11:29
▲示意圖,非當事畫面/ShutterStock/版權所有,嚴禁轉載

 

 

無論什麼樣的工作,一定都存在著「截止期限」。

 

在思考自己工作的優先順序時,應該有很多人會把截止期限當作一個基準。

 

「截止期限是某月某日,所以得要在前一天以前做完」─靠這樣的思考方式來決定優先順序的人,大多數總是被工作追著跑。

 

因為在職場上,多項工作的截止期限重疊,是再稀鬆平常不過的事。

 

在孩提時代,應該有很多人一想到八月三十一日的到來,就不自覺陷入憂鬱吧?

 

因為繪圖日記、自由研究、國語和數學習題等,大量的暑假作業截止期限都會在同一天來臨。父母親和兄弟姊妹等一起幫忙,全家總動員,拚命完成暑假作業的經驗,相信每個人都經歷過吧?

 

我想講到這裡各位應該已經明白─即使已經進入職場,如果以截止期限為基準來安排事務的優先順序,就會發生和暑假作業相同的情況。

 

如果每天接到的新工作數量都一樣,委託日和截止期限的間隔也永遠一樣,那倒是沒什麼問題,不過這是不可能的。

 

 

截止期限的大敵

 

如前文所述,突然有工作插隊進來那是家常便飯,也可能發生多項工作的截止期限全都定在同一天的情況。尤其是主管的「你能不能在今天做完」之類的請求,以及「你能不能在三日內給我」等客戶突然插進來的工作,根本防不勝防。

 

話雖如此,如果老是回絕說「沒辦法」、「做不到」,那也不用工作了。

 

若以截止期限為基準來處理工作,就必須不顧時間的價值,最優先處理交期逼近的工作。這樣一來,我在第二章提到的「優先順序的原則」也就一舉崩壞了。

 

其實,我自己以前也都是以截止期限為基準,來進行工作,所以就曾陷入這樣的窘境。

 

因為截稿日期逼近,我沒辦法在環境好的地方進行作業,在新幹線和飛機上都得寫稿,甚至到了出差的地方也還在寫稿。

 

最終不得不削減睡眠時間,一邊揉著快睜不開的雙眼、一邊工作……。就這樣親手斷送自己的健康生活。

 

如此一來,我根本沒有餘力去考量時間的價值,或環境對工作效率的影響。

 

我察覺原因在於「以截止期限為基準來訂定工作規劃」後,便如下文所述,重新審視了所有工作的規劃方式,從此以「工作的發生日」為基準來進行安排,而非截止日了。

 

 

不讓進度規劃崩毀的辦法

 

我目前在五家媒體連載文章,每個月有八個截稿日。聽我這麼一說,各位可能會覺得我總是一邊被截稿日追著跑,一邊加緊趕工寫文章,但其實我並沒有那麼辛苦。

 

以感覺上來說,我覺得自己應該可以輕鬆負擔加倍的工作量。

 

不過如前所述,過去的我確實是被截稿日追著跑,真的非常辛苦。我能脫離當時的狀態,就是因為將思考方式從以截稿日為基準進行工作,改成以工作發生日為基準。

 

舉例來說,我目前有為《Mac Fan》(Mynavi Books)、《家電批評》(晉遊舍)、《廣報會議》(宣傳會議)等月刊雜誌撰寫訪談連載。

 

由於是雜誌的關係,每個月的發售日都是固定的(三本雜誌都是在每月一號發售),會配合發售日,設定「校對完畢」的截止期限。

 

從取材日到截止期限之間,當然有一定程度的時間,不過基本上我都會在取材當天開始寫稿,大致在隔天完成初稿。我會趁記憶鮮明的時候寫,所以也就比在截止期限前夕寫來得快上許多。

 

當然,之後還要推敲、補充與修飾稿子,不過在這個時間點,整個架構已經固定了,所以後續的作業也很輕鬆。

 

為了貫徹這樣的做法,我會事先確保取材後能有立即寫稿的時間,這部分我會在第六章詳細說明。

 

像這樣在當天消除工作的瓶頸─寫作的作業─讓我脫離了被截稿日追著跑的生活。

 

以上是我自身的例子,不過也可套用在一般公司員工的工作。

 

 

一魚多吃的活用方法

 

例如製作會議紀錄的工作。

 

有些公司會規定製作會議紀錄的截止期限,「最晚要在下一次會議的前一天發給大家」,不過還是在會議當天就發給相關人員比較理想─至少隔天就應該要發。根據我的經驗,工作能力強的員工,大多會在會後隔天以前做完會議紀錄。

 

我自己還是公司員工的時候,也一樣徹底執行這一點。直到現在亦然,在我和自己提供顧問服務的公司開會時,我也會要求對方:在隔天以前將會議紀錄傳給我。

 

製作會議紀錄這項工作的速度,應該不會因人而有太大的差異,可是一旦著手去做的時機慢了,記憶就變得模糊,結果就得花上許多時間去整理。這樣的話,眼看下次會議日馬上就要來臨,負責的人就必須一次製作兩場會議的紀錄……。

 

當然,發送會議紀錄的時機早或晚,也會讓對方對你的印象有所改變,因此建議大家事先保留會後製作會議紀錄的時間

 

除此之外,如果有必須在月底統計數據的資料,只要將百分之八十左右的數據,也就是在每月大約二十日的時候,粗略統計出數字,接著在提交日的前夕追加最後差分的話,就能在所有數據出來之前,開始製作資料了。

 

以前沒有像電腦這麼方便的工具,所以在還沒湊齊所有數據之前,是沒辦法統計的,不過現在只要輸出差分的數據,就能用事先設定的算式等立刻重新計算,因此在工作上不再需要配合截止期限。

 

經費結算也是在月底的截止期限前慌忙進行的作業之一。

 

為了不被截止期限追著跑,每當有費用產生時,我就會把收據或發票寄給稅務師,而不是在月底一併計算。

 

另外,像是公司社內出版品的企劃立案,這種定期的工作,我建議各位一次解決幾期的工作份量

 

我自己也會盡量留心,一次寫好兩個月份的月刊雜誌連載、四星期份的週刊雜誌連載。

 

這麼一來,不僅不會每次都被截稿日追著跑,如果臨時接到緊急的案子,有兩到三天沒時間寫稿的話,後面的規劃也不會因此接二連三地走調,讓我手忙腳亂。

 

 

給「趕工一族」的忠告

 

說起來,應該也有人非得到截止期限前夕開始工作,才會發揮超常的潛能,得以提高集中力,順利進行工作吧。

 

當然,我也不否定這種「截止期限效應」,不過隨著資訊科技的發達,以及日本國內由政府主導的「工作方式改革」,工作所需的「速度感」年年增加。

 

不僅如此,現在也進入必須同時完成多項案子的時代,倘若不重新審視工作的方式,照常度日,要是有超乎以往的截止期限逼近,原有的規劃就可能像連環車禍一般陷入混亂,導致工作流程失敗。

 

從以截止期限為基準,改成以工作發生日為基準,一開始的時候,可能會比較辛苦,不過還是請各位務必要把對工作的思考方式,調整成「提前進行工作」才是。

 

 

 

(作者/美崎榮一郎:商品開發顧問、演講家暨創業家。曾任職於日本花王商品開發部門,以專案經理人的身分活躍。獨立創業後開設「工作效率化」、「筆記術」、「數位助理使用法」等主題研討會,曾獲TOYOTA、PANASONIC、SOFTBANK、CANON等知名企業邀約演講。NHK等多家媒體競相報導,雜誌專欄邀約不絕。)

 

>>本文出自《時間經濟學:最佳工作時序白金四原則, 讓時間價值極大化的「鬼速工作術」》一書

博客來連結:https://reurl.cc/8ykEb

 

 

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本文為作者評論意見並授權刊登,不代表TVBS立場。
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方言文化

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