無論什麼樣的工作，一定都存在著「截止期限」。

在思考自己工作的優先順序時，應該有很多人會把截止期限當作一個基準。

「截止期限是某月某日，所以得要在前一天以前做完」─靠這樣的思考方式來決定優先順序的人，大多數總是被工作追著跑。

因為在職場上，多項工作的截止期限重疊，是再稀鬆平常不過的事。

在孩提時代，應該有很多人一想到八月三十一日的到來，就不自覺陷入憂鬱吧？

因為繪圖日記、自由研究、國語和數學習題等，大量的暑假作業截止期限都會在同一天來臨。父母親和兄弟姊妹等一起幫忙，全家總動員，拚命完成暑假作業的經驗，相信每個人都經歷過吧？

我想講到這裡各位應該已經明白─即使已經進入職場，如果以截止期限為基準來安排事務的優先順序，就會發生和暑假作業相同的情況。

如果每天接到的新工作數量都一樣，委託日和截止期限的間隔也永遠一樣，那倒是沒什麼問題，不過這是不可能的。

截止期限的大敵

如前文所述，突然有工作插隊進來那是家常便飯，也可能發生多項工作的截止期限全都定在同一天的情況。尤其是主管的「你能不能在今天做完」之類的請求，以及「你能不能在三日內給我」等客戶突然插進來的工作，根本防不勝防。

話雖如此，如果老是回絕說「沒辦法」、「做不到」，那也不用工作了。

若以截止期限為基準來處理工作，就必須不顧時間的價值，最優先處理交期逼近的工作。這樣一來，我在第二章提到的「優先順序的原則」也就一舉崩壞了。

其實，我自己以前也都是以截止期限為基準，來進行工作，所以就曾陷入這樣的窘境。

因為截稿日期逼近，我沒辦法在環境好的地方進行作業，在新幹線和飛機上都得寫稿，甚至到了出差的地方也還在寫稿。

最終不得不削減睡眠時間，一邊揉著快睜不開的雙眼、一邊工作……。就這樣親手斷送自己的健康生活。

如此一來，我根本沒有餘力去考量時間的價值，或環境對工作效率的影響。

我察覺原因在於「以截止期限為基準來訂定工作規劃」後，便如下文所述，重新審視了所有工作的規劃方式，從此以「工作的發生日」為基準來進行安排，而非截止日了。

不讓進度規劃崩毀的辦法

我目前在五家媒體連載文章，每個月有八個截稿日。聽我這麼一說，各位可能會覺得我總是一邊被截稿日追著跑，一邊加緊趕工寫文章，但其實我並沒有那麼辛苦。

以感覺上來說，我覺得自己應該可以輕鬆負擔加倍的工作量。

不過如前所述，過去的我確實是被截稿日追著跑，真的非常辛苦。我能脫離當時的狀態，就是因為將思考方式從以截稿日為基準進行工作，改成以工作發生日為基準。

舉例來說，我目前有為《Mac Fan》（Mynavi Books）、《家電批評》（晉遊舍）、《廣報會議》（宣傳會議）等月刊雜誌撰寫訪談連載。

由於是雜誌的關係，每個月的發售日都是固定的（三本雜誌都是在每月一號發售），會配合發售日，設定「校對完畢」的截止期限。

從取材日到截止期限之間，當然有一定程度的時間，不過基本上我都會在取材當天開始寫稿，大致在隔天完成初稿。我會趁記憶鮮明的時候寫，所以也就比在截止期限前夕寫來得快上許多。

當然，之後還要推敲、補充與修飾稿子，不過在這個時間點，整個架構已經固定了，所以後續的作業也很輕鬆。

為了貫徹這樣的做法，我會事先確保取材後能有立即寫稿的時間，這部分我會在第六章詳細說明。

像這樣在當天消除工作的瓶頸─寫作的作業─讓我脫離了被截稿日追著跑的生活。

以上是我自身的例子，不過也可套用在一般公司員工的工作。

一魚多吃的活用方法

例如製作會議紀錄的工作。

有些公司會規定製作會議紀錄的截止期限，「最晚要在下一次會議的前一天發給大家」，不過還是在會議當天就發給相關人員比較理想─至少隔天就應該要發。根據我的經驗，工作能力強的員工，大多會在會後隔天以前做完會議紀錄。

我自己還是公司員工的時候，也一樣徹底執行這一點。直到現在亦然，在我和自己提供顧問服務的公司開會時，我也會要求對方：在隔天以前將會議紀錄傳給我。

製作會議紀錄這項工作的速度，應該不會因人而有太大的差異，可是一旦著手去做的時機慢了，記憶就變得模糊，結果就得花上許多時間去整理。這樣的話，眼看下次會議日馬上就要來臨，負責的人就必須一次製作兩場會議的紀錄……。

當然，發送會議紀錄的時機早或晚，也會讓對方對你的印象有所改變，因此建議大家事先保留會後製作會議紀錄的時間。

除此之外，如果有必須在月底統計數據的資料，只要將百分之八十左右的數據，也就是在每月大約二十日的時候，粗略統計出數字，接著在提交日的前夕追加最後差分的話，就能在所有數據出來之前，開始製作資料了。

以前沒有像電腦這麼方便的工具，所以在還沒湊齊所有數據之前，是沒辦法統計的，不過現在只要輸出差分的數據，就能用事先設定的算式等立刻重新計算，因此在工作上不再需要配合截止期限。

經費結算也是在月底的截止期限前慌忙進行的作業之一。

為了不被截止期限追著跑，每當有費用產生時，我就會把收據或發票寄給稅務師，而不是在月底一併計算。

另外，像是公司社內出版品的企劃立案，這種定期的工作，我建議各位一次解決幾期的工作份量。

我自己也會盡量留心，一次寫好兩個月份的月刊雜誌連載、四星期份的週刊雜誌連載。

這麼一來，不僅不會每次都被截稿日追著跑，如果臨時接到緊急的案子，有兩到三天沒時間寫稿的話，後面的規劃也不會因此接二連三地走調，讓我手忙腳亂。

給「趕工一族」的忠告

說起來，應該也有人非得到截止期限前夕開始工作，才會發揮超常的潛能，得以提高集中力，順利進行工作吧。

當然，我也不否定這種「截止期限效應」，不過隨著資訊科技的發達，以及日本國內由政府主導的「工作方式改革」，工作所需的「速度感」年年增加。

不僅如此，現在也進入必須同時完成多項案子的時代，倘若不重新審視工作的方式，照常度日，要是有超乎以往的截止期限逼近，原有的規劃就可能像連環車禍一般陷入混亂，導致工作流程失敗。

從以截止期限為基準，改成以工作發生日為基準，一開始的時候，可能會比較辛苦，不過還是請各位務必要把對工作的思考方式，調整成「提前進行工作」才是。

(作者/美崎榮一郎：商品開發顧問、演講家暨創業家。曾任職於日本花王商品開發部門，以專案經理人的身分活躍。獨立創業後開設「工作效率化」、「筆記術」、「數位助理使用法」等主題研討會，曾獲TOYOTA、PANASONIC、SOFTBANK、CANON等知名企業邀約演講。NHK等多家媒體競相報導，雜誌專欄邀約不絕。)

>>本文出自《時間經濟學：最佳工作時序白金四原則， 讓時間價值極大化的「鬼速工作術」》一書

博客來連結：https://reurl.cc/8ykEb

延伸閱讀

工序重構 零碎時間也有價值

時段不同 專注程度也不同

避免團隊工作延誤　領導者的必做清單