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  • 19
  • Nov
  • 2018

避免團隊工作延誤 領導者的必做清單

作者 方言文化

2018/11/19 17:06
▲示意圖,非當事畫面/ShutterStock/版權所有,嚴禁轉載

 

 

到這裡為止,我解說的都是與個人工作有關的優先順序安排方法,不過讀者當中,應該也有很多人被指派為團隊或專案的隊長吧。

 

團隊工作的優先順序,安排起來比一個人工作時還要複雜。只要錯了一步,其他成員都會受到影響,也很容易造成工作延誤。

 

為了避免發生這樣的情況,隊長一定要徹底做到以下三點:

 

①與全體成員共享整體的進度

 

②將瓶頸工序交給能力最強的人處理

 

③決定判斷的基準

 

 

那就讓我一一解說吧。

 

 

①  與全體成員共享整體的進度

 

團隊工作時,隊長先要做的,就是告訴成員整體工作的進度

 

在花王開發新商品的時候,相關人員會在同時各自進行自己的工作─設計包裝、製作商品內容物、準備工廠設備、實施問卷調查。要能實現「同步工程」這種情況,靠的就是跟全體成員共享整體進度的時程表。

 

專案開始的時候,公司讓我們看了一張可以知道誰在什麼時候、做什麼工作的進度表,並要我們完全掌握─也包含與自己無關的工序在內。拜這所賜,我就會知道:如果自己負責的工序延誤,會對誰帶來什麼樣的影響,因此能從整體團隊的角度去思考,也產生了「一定要做好」的責任感。

 

如果疏於這一點,成員就會各自為政,只顧設定自己的優先順序來進行工作,結果導致團隊整體無法協調,最終工作停擺。

 

 

②  將瓶頸工序交給能力最強的人處理

 

為了加快整個專案的速度,有效的方法就是將最花時間、最困難的工序交給工作能力最強的人

 

如前所述,整體工作的速度,取決於如何消除瓶頸。指派工作給成員時,請記住要將最佳的資源投注在關鍵的瓶頸上

 

當然,工作也含有教育的意義,所以必須時而刻意讓年輕人處理瓶頸的工序,加以鍛鍊。我自己也是這樣被鍛鍊過來的,所以直到今天,我還是會覺得:「真希望能給年輕人這樣的機會啊。」

 

 

③ 決定判斷的基準

 

團隊工作時,在需要判斷的場合很容易發生工作停擺的情況。

 

尤其是沒有在團隊共享判斷基準的時候,成員無法各自判斷,只能一直停工等待隊長的判斷。

 

因此,隊長必須指定能讓成員自行判斷的基準,例如「○○的時候就選擇××」。

 

只不過以專案來說,每次的判斷根據都會改變,所以打造「隊長隨時都能與成員溝通,當成員不知該如何判斷的時候,隊長可以立刻處理」的體制,也是很重要的。

 

為此,隊長必須思考工作的安排方式,避免陷入自己一心忙於實務,無法好好管理團隊的情況。

 

 

 

如果你是專案或團隊的隊長,奉勸你最優先執行這裡列舉的三點。整體工作進度應該會順利得讓你驚訝,也能靠整個團隊來締造成果。

 

 

 

(作者/美崎榮一郎:商品開發顧問、演講家暨創業家。曾任職於日本花王商品開發部門,以專案經理人的身分活躍。獨立創業後開設「工作效率化」、「筆記術」、「數位助理使用法」等主題研討會,曾獲TOYOTA、PANASONIC、SOFTBANK、CANON等知名企業邀約演講。NHK等多家媒體競相報導,雜誌專欄邀約不絕。)

 

>>本文出自《時間經濟學:最佳工作時序白金四原則, 讓時間價值極大化的「鬼速工作術」》一書

博客來連結:https://reurl.cc/8ykEb

 

 

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更新時間:2018/11/19 17:06
本文為作者評論意見並授權刊登,不代表TVBS立場。
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作者

方言文化

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