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  • 24
  • Nov
  • 2018

工序重構 零碎時間也有價值

作者 方言文化

2018/11/24 14:15
▲示意圖,非當事畫面/ShutterStock/版權所有,嚴禁轉載

 

 

到這裡為止,我講述了「工作的分割和重組」的意義。

 

 

那麼在具體執行之後,又有什麼好處呢?

 

 

將工作分割成細項,再將之重組,就能脫離用重要度和緊急度的雙軸決定優先順序的陷阱,安排能一邊做核心工作,一邊處理瑣碎事務的優先順序。

 

 

工作,不是只要處理完與職務直接相關的核心案件就結束了。

 

 

還得要處理完與這份工作有關的各種附帶作業,以及公司內必要的雜務之後,才算完成。

 

 

工作中通常包含了重要度低的瑣碎工作,如果在安排優先順序時,忽視了這部分,最終就會導致工作整體出現破綻。

 

 

然而,我們往往只看到眼前的重要或緊急工作,而延後處理這些附帶作業。

 

 

為了避免這樣的情況發生,我們只能擠出時間,處理這些瑣碎的作業。

 

 

這個時候,我希望各位一定要妥善利用的,就是夾在工作和工作之間的「零碎時間」

 

 

不管擬定了多縝密的計劃表,依然會出現零碎的時間。

 

 

從公司前往客戶公司之間的二十分鐘、會議和會議之間的十分鐘、因為集中力中斷而望向窗外、稍事休息的三分鐘……。

 

 

我想各位都知道有效活用這些零碎時間的重要性。只不過,你有想過要在這段時間做什麼嗎?

 

 

是不是有很多人都是用來確認郵件、回一封信、稍微寫一下寫到一半的企劃書等半調子的方式使用呢?

 

 

零碎時間不僅有限,而且往往還是在辦公室外,或集中力中斷的時候,實在說不上是「工作效率高」的時間。因此,不管是重要度和緊急度多高的工作,以我在第二章解說的時間價值來思考,就會發現零碎時間並不適合用來做這些工作。

 

 

這麼一想之後,零碎時間內該優先處理的,就是不需要集中力或思考力的工作,也就是所謂「作業等級」的工作。

 

 

只不過,像是只回一封信等半調子的使用方式,效率還是太差了。

 

 

在這種時候能發揮效果的,就是將分割後的作業整理起來、一併執行的「重組工作」思考方式

 

 

例如我在前面舉的「用碎紙機處理機密文件」的作業。若是這樣的作業,無論時間多短還是集中力中斷,不管在什麼時候都能進行。

 

 

就像這樣,在重要度高的工作和工作之間的零碎時間,優先進行工作分割後重組而成的瑣碎作業,就能提高整體的工作效率了。

 

 

 

(作者/美崎榮一郎:商品開發顧問、演講家暨創業家。曾任職於日本花王商品開發部門,以專案經理人的身分活躍。獨立創業後開設「工作效率化」、「筆記術」、「數位助理使用法」等主題研討會,曾獲TOYOTA、PANASONIC、SOFTBANK、CANON等知名企業邀約演講。NHK等多家媒體競相報導,雜誌專欄邀約不絕。)

 

>>本文出自《時間經濟學:最佳工作時序白金四原則, 讓時間價值極大化的「鬼速工作術」》一書

博客來連結:https://reurl.cc/8ykEb

 

 

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本文為作者評論意見並授權刊登,不代表TVBS立場。
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作者

方言文化

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