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  • 28
  • Nov
  • 2018

工作啟動!把握黃金三十分鐘

作者 方言文化

2018/11/28 11:44
▲示意圖,非當事畫面/ShutterStock/版權所有,嚴禁轉載

 

 

我在上一章介紹了「工作開始當天,就要採取行動」的準則。話雖如此,要在工作發生當天做完所有工作,在現實上是很難的……。

 

 

那麼在工作發生的時機,該做些什麼才好呢?

 

 

我會設法在工作剛發生(出現)後,先確保有三十分鐘的時間來著手進行。接著馬上找出能先處理的部分,從這些工作(工序)開始做起。

 

 

前幾天,我和客戶公司開了顧問會議。通常在這樣的會議之後,一直到一個月後、召開下一次會議之前,就會出現該做的新工作。

 

 

由於只要在一個月後做完即可,從剛開完會到截止期限之間,還有充分的時間。可是,如果直接放著不管,最後就會在截止期限來臨前手忙腳亂。

 

 

因此,在知道會有新工作發生的會議剛開完後,一定要為了著手開工,先確保三十分鐘左右的時間,來安排工作時程。

 

 

要在剛開完會後確保這樣的時間,是因為趁著記憶鮮明的時候處理,工作會比較快解決。如果有多項案子同時進行,要一一記住所有的工作是很難的,要是間隔了一段時間,就要再多花時間回想。在剛開完會後的時機處理,就能縮短這部分的時間。

 

 

那麼,我們該在初期行動的三十分鐘做什麼呢?

 

 

首先,要一邊看著會議紀錄或手頭上的資料、以及在會議上做的筆記等,一邊將今後要做的工作寫在筆記本上

 

 

接下來,就為各項工作標上①、②、③的數字。只要看到這些數字,我們就能具體掌握有多少該做的工作。

 

 

其次要做的,是著手進行「工作的第一步」。類型各式各樣,例如撰寫邀約的郵件,或是找出需要調查的案子等,從現在能做的項目中,處理掉幾項比較好下手的工作。

 

 

在這個階段,「採取行動」比「思考優先順序」還重要,因此要先解決能做的工作。剛才寫出來的工作數量每減少一項,就會讓我們精神上更輕鬆一些,更能提升動力。

 

 

由於還要過一段時間才是截止期限,所以不需要一開始就從可能變成瓶頸的困難部分著手。

 

 

剛開完會後的三十分鐘,如果可以做到這個程度,之後的工作就會猛然變輕鬆,也不會被截止期限追著跑了。

 

 

除了顧問工作之外,我還從事了寫書和雜誌連載、演講、座談會、協助採訪、訪談等各式各樣的工作,我也不知道這些工作會在什麼時候、以什麼樣的方式出現。

 

 

為了讓自己成長,經歷新的工作是很重要的,所以我會能做就做。只不過,如果在時間上沒有餘力,就沒辦法承接下來。

 

 

我是為了事先確保處理這些工作的時間,才選擇這樣的行程安排方法。拜此方法所賜,我得以完成了各式各樣、類型廣泛的工作。

 

 

 

(作者/美崎榮一郎:商品開發顧問、演講家暨創業家。曾任職於日本花王商品開發部門,以專案經理人的身分活躍。獨立創業後開設「工作效率化」、「筆記術」、「數位助理使用法」等主題研討會,曾獲TOYOTA、PANASONIC、SOFTBANK、CANON等知名企業邀約演講。NHK等多家媒體競相報導,雜誌專欄邀約不絕。)

 

>>本文出自《時間經濟學:最佳工作時序白金四原則, 讓時間價值極大化的「鬼速工作術」》一書

博客來連結:https://reurl.cc/8ykEb

 

 

延伸閱讀

工作開始當天 就要採取行動

工序重構 零碎時間也有價值

時段不同 專注程度也不同

本文為作者評論意見並授權刊登,不代表TVBS立場。
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作者

方言文化

  • 用心蒐羅全球的創作價值內容,勉力扮演讀者眺望寰宇文明的窗口和探查在地智慧的蹊徑。

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