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  • 21
  • Feb
  • 2017

每天都浪費時間回mail?蘋果顧問教你這樣做!

作者 大是文化

2017/02/21 10:59
▲示意圖/ShutterStock/版權所有,嚴禁轉載

想一下生活中的各種情境,哪些對你有利的,又受限於哪些?想在不同的環境下提升工作效率,首先,要建立基本概念,理解不同的情境會產生什麼影響,進而在這些情境下,找出能做、應該做的事。

最常見的工作方式是根據事前排定的優先順序,來決定當下要做什麼。

但這種方式並不理想,因為優先順序其實是一種二分法,代表在當下某件事是你唯一能做的事。如果是回家作業,按照順序處理應該沒什麼問題。然而,現代的工作就不同了,訊息和任務常以亂序送達。你的注意力會在大量的、一次湧進的、性質不同的資訊流間跳來跳去,有時候資訊內容還會彼此衝突。

因此,最好的做法是,根據當下的情境,先挑出可以執行的工作,並在所有可以執行的事項中,再決定要做什麼。養成這項習慣後,就能根據情境選擇要做的事,你將從有效率(妥善運用資源)變得有效能(達成目標)。它可以幫你更加善用時間,不管是時間充裕或情況緊急時,都能適當的應對。

●什麼環境,適合什麼工作,列出來

回溯到2000年代,用資訊流的方式比較容易解釋「情境背景」(Context)。

對大多數人而言,那時的電腦就是放在桌上,「上線」和「離線」是明顯不同的狀態。所以只要根據現有的工具和資源,就能定義出各項環境。以下是從2006年開始,我會工作的各種環境:

‧家裡。

‧電腦前:上線。

‧電腦前:離線。

‧電話中。

‧咖啡廳。

‧圖書館。

‧超市。

‧書店。

‧公車上。

‧火車上。

如今,這個分類已經失效了。有時候,我只能在咖啡廳待10分鐘,但有時候卻會對咖啡沉思好幾個小時。也有可能是都待在圖書館,上午能非常專注,但午餐後卻容易分心、心不在焉。所以不能只以地點和實物來定義工作情境。

更何況,科技也模糊了虛、實體的界線,像即使在火車上,還是能像以前坐在辦公桌前一樣,用智慧型手機,就能直接採買每週補充一次的日用品;在公車上能發送郵件,或在健身房聽有聲書。

假如你願意,甚至可以在泡澡時參加視訊會議!

然而科技時代降臨,電子郵件已經可說是人與人最基本的聯絡方式,但對許多人來說,面對多又雜的資訊,要整理電子郵件可說是場災難,交給你一些管理電子郵件基本的小撇步!

一、高估電子郵件的可靠性

整理管道時,我以「重要度」和「流量」作為標準,來決定查看不同管道的頻率。

你會發現我漏了一種:也就是會收到大量重要又急迫訊息的管道。

有這種情況發生時,表示這個管道很難管理,而電子郵件最常發生這種情況,但今日電子郵件已成為工作中的主要溝通方式。也就是說,重要的訊息常常和雜訊、閒聊等信件混在一起、大量湧入。該怎麼有效運用這個管道?

‧ 過濾郵件

分類出來自重要人士的訊息,再刪除其他垃圾郵件。

‧ 分流

鼓勵親戚、朋友、同事和客戶需要你立即回覆時,用簡訊或電話來聯絡。事先告訴他:「用電子郵件聯絡,得不到立即回覆。」

雖然,這兩個小訣竅不能解決濫發電子郵件的根本問題,而且就算你發展出一套個人的收發習慣,其他人也不會因此配合。不過,這個方式能讓你決定,哪些優先訊息能干擾你的工作。

另外,別忘了教育你的朋友、客戶和同事,根據訊息的重要性選擇發送管道。這看似在打一場必敗的仗,但絕對值得努力(因為只要你繼續拖延回覆,他們多半會換個發送管道)。

二、處理電子郵件是一種裝忙

電子郵件衍生出的第二個問題,也是最大的問題:它相當誘人。

一直盯著收件匣,等待新的震撼消息,常讓人誤以為這也是在工作。這件事沒什麼挑戰性,也不需要什麼思考,卻能讓人感到正向和滿足,即使只是回覆了一封毫無意義的郵件,也像完成了一項工作。

這種裝忙的感覺相當於小孩子心愛的睡眠毯子:有安撫作用,卻沒有實質效用。

三、收件匣只分未讀和已讀,模糊不清

你是否也發現,收件匣裡常常有些看過主旨一眼,但實際上卻未讀的信件?

多數情況下,電子郵件似乎變成一種粗略的工作清單,但多數信件的主旨模糊沒辦法一眼就分辨出這封信是否已經讀過、已經處理過,或它是不是關於十萬火急的事。

此時,可以運用「二分鐘原理」。假設某項任務不用二分鐘就能處理掉,就立即動手。根據這項原則,先把不重要的電子郵件刪除或存檔,只處理立即回覆即可的郵件。如果有較花時間和費事的郵件,就把待辦清單找出來,寫下未來要回覆的時間。

要是過去幾週、幾個月,甚至幾年下來,有上百或上千封未讀郵件,該怎麼辦?先檢查一遍存放超過一個月左右的信件,也許還能從中找到非常重要的信,把它們從收件匣移走、存檔。

日期比較近的,但也躺了好幾天的郵件,就針對看起來重要的訊息,詢問寄件者是否還需要回覆。假如寄件者又回信給你,它就變成一則新訊息,可以重新開始處理。這樣下來,擺超過1個月的電子郵件應該都殺光了。

(作者/班‧以利亞:目前是蘋果公司的顧問。他一開始服務於全球幾家大型的科技公司,克服了工作效率過低的難題後,開始到各大企業擔任講師,幫助人們在資訊龐雜的世界,與各項矛盾的資訊建立更好的互動關係。  )

>>本文出自《待辦事項這樣列,工作當場完成一半:只花兩分鐘、用五個詞,裝忙整理清單,你再也不會被「沒做完」追殺》一書

●本文為作者評論意見並授權刊登,不代表TVBS立場。

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更新時間:2017/02/21 14:14
本文為作者評論意見並授權刊登,不代表TVBS立場。
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作者

大是文化

  • 領導學之父華倫.班尼斯(Warren Bennis)說: 「領導者做對的事;管理者把事做對。」 管理學之父彼得.杜拉克(Peter Drucker)說︰ 「做對的事情、比把事情做對更重要。」 這兩位大師的至理名言就是大是文化的出版宗旨。

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