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  • 14
  • Feb
  • 2017

3個策略,教會你時間管理!練習「如果/就…」

作者 天下文化

2017/02/14 16:47
▲圖片來源/轉自經理人

●三個策略,省下每日決策精力

你每天精力用到哪裡去了?

了解這件事很重要,因為我們沒有這麼多精力可以浪費。最近我和暢銷作者雷斯(Tom Rath)談話時,他說曾經詢問超過一萬人:「你昨天精力充沛嗎?」結果僅11%的人回答說是的。這表示有89%的人每天都沒有太多多餘的精力。

這件事情可以從兩個方面來看:我們可以想辦法補充精力,或者更有效率的運用精力。

已經有很多人寫書探討如何把讓自己的精力充沛:睡滿八小時、吃健康的食物、吃八分飽、每天運動,精力就會增加;擁有充滿關愛的關係、幫助別人、投入熱情在某件事情上,這些都會增加我們的精力。

換句話說,我們都知道如何補充精力了。問題在於,你是否很有策略的運用精力。

我之前在這方面做得不太好。

我與人談話時,幾乎總是在講自己的想法;我自認我做的事,遠超過公司大部分人可以做與應該做的事;我常參與一些決策,但那些決策其他人也能做得很好或更好;在做決定時,我常常延遲做出決定,即使明知沒有明確的答案,還是嘗試要做出完美的決定。喔,我還會一直檢查自己的電子郵件信箱…

除了這些看得見的精力耗損,還有許多看不見的耗損,像是緊抱著挫折與傷痛不放,或是老是擔心那些無法掌握的事情會有什麼結果。

我發現自己是真的在恣意揮霍自己的精力。這真的值得好好思考,因為明智的運用精力,是我們生產力與快樂的泉源。

日常生活中,有些無關緊要的決定,會大量耗費我們的時間和精力,更何況組織裡隨時要做出重大決策了。更多問題永無止境……所以,我們能如何更有效率處理各種決策呢?

1.對於可預期的例行決策:只需建立「一個習慣」就可大幅減低例行決策疲勞。有了這個做事習慣,你就可迴避抉擇,依慣例去做即可,如此可省下決策精力,留給其他事情。

2.對於無法預期的決策:必須善用「一個句型」,事先練習「如果/就……」的思考模式,讓不可預期的抉擇也有慣例可循。

3.對於既非慣例又無法預測的更大決策:一方面接受沒有明確答案的事實,另一方面用個「定時器」,可避免因躊躇延宕難下決定。

你可能會反駁。如果花更多時間來思考該如何決定,答案就會浮現或更好。當然,或許如此。但第一,你已為那個明確性浪費了寶貴的時間;第二,為了達到那個決策的明確性,會誘使你懷抱著可能毫無結果的希望,因而躊躇延宕難以下決定。

●不管什麼球,都要能接得住

成功者都有個共同點,他們都擁有極佳的訊息接收能力。即使別人「拋球」的姿勢不佳、訊息令人不安,都能接得住,他們也因為這樣才成為職場上最有價值的好手。

篩選領導人選時,我們通常會選擇有能力清楚有效傳達訊息的人,但就我的經驗來說,接收訊息的能力才是最佳領導者與眾不同之處。

有次我們在玩極限飛盤比賽,我手上的飛盤還沒有完全丟出去,我就知道希望不大,結果真的丟擲得非常笨拙。

兩隊正以14比14打成平手,能在時間結束前贏得下一分的隊伍將贏得比賽。我看著飛盤搖搖晃晃向左偏移。就在這時,朋友山姆突圍而出,閃電般衝向得分區,一秒鐘後,他站起身,飛盤在手。我們這一隊爆出歡呼,山姆這一出手為我們贏得比賽。

山姆教了我重要一課:千萬不要低估天才接受者的價值。不久前跟客戶愛爾芭談及一個敏感話題,我對她即將主持的一場會議有些疑慮,我對自己提供的協助不是很有把握。在跟她談話之前,我躊躇忐忑。我是否自曝己短?她會不會排斥我的想法?甚至排斥我?

我侷促不安的展開對話,先道歉,又仔細說明原由,我尷尬困窘到未能把話說完。不過,幸好愛爾芭是山姆那個等級的接受者。

愛爾芭專心聆聽,沒有流露一絲惱怒。她發問,不是為了替自己辯護或駁斥我的想法,而是為了更清楚了解我的看法。她寬容親切、練達且有雅量。她能夠接受我和我的意見,進而對她的表現、我的角色以及團隊的需求,展開深入而有價值的對話。幾個星期後,她成功自信的主持了這場會議。

要怎樣鍛鍊自己成為成功的訊息接受者?

首先,有接受的勇氣。我們通常認為訊息傳達者要有勇氣,但接受者呢?我可能害怕跟愛爾芭提起那些話題,但我有時間做好準備,可以掌控要說什麼及怎樣說。但接受者卻沒有這種優勢。他們必須願意傾聽,即使傳遞訊息者表達的方式笨拙,或者訊息本身非常刺耳,都能做出最佳回應,盡全力把事做成。

這需要極大的勇氣。

其次,不輕易下判斷。接受不光指做了什麼,不做什麼也包含在內。按捺住挑剔發言者或發言內容的衝動,不管是公然表現或委婉透露,不爭辯、嘲弄、羞辱對方,不咄咄逼人、惡意相向、防備警戒,或是漠視他人。

最後,放下防衛本能,抱持開放心態。當情緒來的時候,一流接受者不會受制於那些感覺,他們可以掌控情緒,做出成熟回應。

他們會去理解他們聽到的內容,並發問、保持好奇,但不是「我會找出充分的資訊以證明你錯了」那種好奇,而是想了解對方在說什麼,以及他們的言外之意。

做個熟練接受者,不管在什麼團隊,你都會是最有價值的好手。

下次覺得有股衝動想要反駁別人的意見、看法或構想,試著放下爭辯,開誠布公接受別人提出的想法。你愈能接受對方訊息,對方愈有可能跟你交談。

(作者/彼得.布雷格曼:知名的企業顧問、專欄作家、演說家。現任國際管理顧問公司布雷格曼(Bregman Partners)執行長,服務對象涵蓋《財星》五百大企業、新創公司、非營利團體,如德盛安聯、美國運通、高盛、摩根大通、奇異資融、聯合國兒童基金會等,經常到世界各地演講,教人們如何領導、工作及生活。)

>>本文出自《關鍵4秒:最成功的人如何做出好決定》一書

●本文為作者評論意見並授權刊登,不代表TVBS立場。

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更新時間:2017/02/15 12:51
本文為作者評論意見並授權刊登,不代表TVBS立場。
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