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  • 08
  • Mar
  • 2017

研究顯示/親筆寫下待辦清單的人,比用打字有效率!

作者 愛在三采

2017/03/08 08:00
▲示意圖/ShutterStock/版權所有,嚴禁轉載

幾乎從文字發明以來,人類就會列清單了,但如今科學證據指出,寫下清單比記在腦中好,甚至比輸進電子產品好。普林斯頓大學研究員帕姆.穆勒(Pam Mueller)和加州大學洛杉磯分校研究員丹尼爾.歐本海默(Daniel Oppenheimer)指出,跟用鍵盤打出清單的學生相比,用筆寫下清單的學生記得更牢,也對待做事項更有概念。

原因何在?實際動手書寫能刺激一塊稱為「網狀活化系統」(reticular activating system)的腦部區域。網狀活化系統把資訊分為「即時讀取」與「深層儲存」,標示出該擺在前面的重要資訊。

此外,網狀活化系統還負責叫潛意識開始工作,所以你會聽到許多作詞人和編劇在床邊擺筆記本,以便抄下半夜冒出來的歌詞或靈感。

不過為了充分發揮功效,清單必須列得巧。你可以直接拿出紙筆列下一堆待做事項,但除非掌握幾個要領,否則效率很難提升。

(圖/pixabay@GamerChef6)

現在看以下的敘述像不像你?你列出8到10個待做事項,然後一大早從最簡單的開始著手,想藉此提升幹勁,複雜棘手的事項則留待稍後再做,例如:喝完咖啡、吃完午餐或等3點有一大段空檔再做。

這是人之常情。問題只在於這樣行不通。你很可能忙了一整天,做完一件又一件事,結果卻沒處理到最重要的事項,隔天因此很有壓力,覺得進度落後了,雖然你已經忙得天昏地暗了。

●不是列完就好!訂定順序更重要

如同先前所說,重點是明白成功人士不見得做了更多事情,只是做了更多重要的事情。現代人十分忙碌,想做完所有事情根本是天方夜譚。成功的關鍵是區分輕重緩急。這也許是多數人最常忽略的一點,導致「瞎忙」與「高效」的天淵之別。絕頂成功人士從來不會一天就做完所有的事情,但每天都會做完最重要的事情。

無論你再有條理、有效率跟有精神,你永遠無法一天做完所有的事情,這目標訂得太高了,但你可以下定決心永遠都從最重要的事項開始著手。

「今天就把明天的事搞定策略」有助達成這個目標,方法是養成好習慣,前一天約花5分鐘列出隔天要優先處理的事項,但不是列出長長的一大串,而是依輕重緩急扼要列出幾項就好。

清單的第一部分稱為「3件重要事項」。如同名稱所示,你列出隔天需要完成的3件重要事項。此外,你要分別列出預計完成的時間。

我們得在此提醒,這些事項不是包含許多步驟的整個大案子,而是大案子底下的個別具體任務。重點是你列的事項不僅重要,展現出企圖心,而且還要務實,有辦法在當天完成。每天獲得小小成功,足以累積重大成就。

●每天最核心的任務是什麼?一天一天累積,成果很驚人

清單的第二部分為「一件必做事項」。你列出3件重要事項之後,再從中選出「一件必做事項」,做為隔天最關鍵的重頭戲。心理學家B.F.史金納(B. F. Skinner)在1930年代開創量化行為分析,如今許多這類研究指出,你大概每天都會直覺感到,一旦開始投入某項工作或專案,比較容易一直繼續做下去。

這如同物理學的慣性定律,只不過是發生在人身上:活動中的身體傾向於一直活動,休息中的身體傾向於一直休息。激發行動的最佳方式是鎖定一件事,然後就是去做。列出最重要的事項能激發幹勁。

可惜許多人是列出長長的清單,然後叫自己務必完成其中最重要的事項,但大任務迅速把你壓倒,於是你愈來愈容易把清單擺在一邊,模糊的想說隔天再試試看,甚至騙自己說你已經完成八或九件「小事」,今天成果豐碩,儘管你並未完成任何真正要緊的事項。

為了走上正軌,你要問自己兩個關鍵問題:第一,我明天需要完成哪3件重要事項?第二,其中哪一件最務必完成?這問題符合「通道容量」,可以帶來努力方向與優先順序,避免貪多嚼不爛。你開始迎向新的一天時,會知道哪三件重要事項必須當天完成,也知道這當中又以哪一件最至關重要。你會赫然發覺,只不過這樣稍微有點條理,決策就清晰很多,效率也提高很多。

一旦你列出清單,要記得事情不只這幾項。你可以有整週、整月或整年的待做清單,這裡介紹的「要事清單」只是幫助你區分優先順序,每天都有一套行動依據。

再以體育賽事為例,整個棒球球季的最大目標是贏得分區冠軍,但這不屬於球員在球季第一天的「三件重要事項」,第一天應該有其他重點,例如:做完整套例行伸展動作、在擊球場妥善打擊50次,還有做15分鐘的長傳練習。

活動中的身體傾向於一直活動,休息中的身體傾向於一直休息。

在此警告:你在斟酌清單上的項目之際,很容易忽略溝通交流的部分。無論是通常關在辦公室裡不太跟外界接觸的人員,還是需要常以電話或會面拉業務的人員,都很容易犯這個錯誤,把門關上埋頭苦幹,幾乎只靠電子郵件或簡訊跟別人溝通,但我們相信(並強烈建議)你該在要事清單上強調溝通交流的部分,直接跟別人面對面或打電話溝通。溝通交流與成功程度通常息息相關。

(作者/傑森.賽爾克:美國極受歡迎的績效教練,曾擔任聖路易紅雀隊的心智訓練總監,幫助球隊先後於2006年和2011年贏得世界大賽冠軍,著有兩本暢銷書,分別為《十分鐘的強韌》和《主管的韌性》)

>>本文出自《今天就把明天的事搞定:頂尖運動員與商業菁英都在用8大高效習慣力,幫你主宰時間與人生!》一書

●本文為作者評論意見並授權刊登,不代表TVBS立場。

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本文為作者評論意見並授權刊登,不代表TVBS立場。
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愛在三采

思考不同的角度;接納改變的氣度;涵蘊文化的深度;創造流行的彩度 。 我們不曾懷疑,一本書的力量,可以改變全世界。 出版的路不會有侷限或終點,未來,我們希望能與更多的作者、創作者合作,激盪更多出版的可能,創造更美好的閱讀感悟。

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