●「確實傳達」比「詳細說明」更具效果

為什麼工作能力高的人信件內容都很短？

我們的生活如果一天少了「聯絡」，不論工作或日常都無法順利運作。

聯絡方式一年比一年進步，方便的工具一個接著一個被開發出來，我們的生活也不斷在改變。

近兩百年來，通訊方式一路從信差，慢慢轉變到郵局、電話、E-mail、聊天室等各種方式。

變得方便代表著什麼呢？意思就是變得越來越有效率。不論你期不期望見到這樣的進步，它還是會一直進展下去。

如果你想要成功，就必須跟上現代的速度，別無選擇。

有些人在理性上明明知道必須這麼做，但實際做出的動作卻無法達到協調。舉例來說，明明可以用其他方式傳達，卻刻意選擇打電話。這樣的動作只會讓你跟不上速度，也會占用對方的時間。

基本上，E-mail之所以會廣泛普及，就是因為怕打電話會占用對方的時間，才刻意轉為文書形式。

恕我直言，我覺得常打電話的人很少是工作能幹的。

我自己基本上也只有在跟店家預約或迷路時，才會打電話。另外就是出狀況時，認為有必要直接跟對方說話才會打電話。

還有，到現在還有人會在寄出E-mail 後，打一通電話告知對方，這也是本末倒置的做法。雖然在以前似乎認為這麼做是一種商務禮儀，但現在除非有必要請對方立即確認，否則只是在浪費時間。

E-mail的設計明明是用來幫助省去兩個人打電話的時間，卻反而花費兩道手續的時間，這麼一來就失去意義了。

不過，更重要的是E-mail的內容。

如果是商務E-mail，便以「簡潔有力的內容」為基本。理所當然地，內容不可以太過冗長。如果是想要傳達企畫內容等長篇文字，以書面告知再附上附加檔案會是最理想的做法。

不知道為什麼，長篇大論的E-mail內容會覺得不易閱讀，但如果是以Word或PowerPoint打出相同內容，即使冗長也能夠輕易閱讀。

一封E-mail應該以一件議題為限。

行程相關事宜寫一封、預算相關事宜寫一封，應該像這樣分開主題來傳送E-mail。這麼一來，對方回覆時也會比較方便。

假設一封E-mail 裡寫了四件議題，當中有三件議題可以立刻答覆，剩下一件議題必須做確認。在這樣的狀況下，經常需要等到該議題完成確認後，才能夠回覆。

為了剩下的一件議題而導致其他議題停下來就白白浪費了時間。應該動一動腦筋，讓可以先進行的工作順利進行下去。

另外，E-mail的內容還有一個大前提，也就是必須清楚表明目的。基本上不論寫任何文章都一樣，訣竅就在於站在閱讀一方的立場來寫文章。

如果是抱著「只要傳達出自己想傳達的內容就好」的心態，就變成跟競選人不懂投票者的心情沒什麼兩樣，溝通將無法成立。

●思考要點Focus on thinking

E-mail不需要寫時令問候語，也不該寫超過10行以上。

○一開始就寫出結論。

○每句話都必須簡潔有力，避免多次使用連接詞串聯句子。

（作者／野呂映志郎：日本知名廣電編劇、策略公關顧問。30歲轉型為策略公關顧問，為企業的商品或服務，擬定各種有趣、讓人超想擁有該商品的企畫案。目前以日本國內外頂級企業的幕後行銷操盤手身分活躍於業界。）

>>本文出自《為什麼麥可要穿白襪子？：36個與眾不同的反轉思考術！》一書