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  • 18
  • Jan
  • 2018

你能力強嗎?那你mail應該是這樣寫吧!

作者 時報出版

2018/01/18 17:27
▲示意圖,非當事畫面/圖片來源/Unsplash

●「確實傳達」比「詳細說明」更具效果

 

為什麼工作能力高的人信件內容都很短?

 

我們的生活如果一天少了「聯絡」,不論工作或日常都無法順利運作。

 

聯絡方式一年比一年進步,方便的工具一個接著一個被開發出來,我們的生活也不斷在改變。

 

近兩百年來,通訊方式一路從信差,慢慢轉變到郵局、電話、E-mail、聊天室等各種方式。

 

變得方便代表著什麼呢?意思就是變得越來越有效率。不論你期不期望見到這樣的進步,它還是會一直進展下去。

 

如果你想要成功,就必須跟上現代的速度,別無選擇。

 

有些人在理性上明明知道必須這麼做,但實際做出的動作卻無法達到協調。舉例來說,明明可以用其他方式傳達,卻刻意選擇打電話。這樣的動作只會讓你跟不上速度,也會占用對方的時間。

 

基本上,E-mail之所以會廣泛普及,就是因為怕打電話會占用對方的時間,才刻意轉為文書形式。

 

恕我直言,我覺得常打電話的人很少是工作能幹的。

 

我自己基本上也只有在跟店家預約或迷路時,才會打電話。另外就是出狀況時,認為有必要直接跟對方說話才會打電話。

 

還有,到現在還有人會在寄出E-mail 後,打一通電話告知對方,這也是本末倒置的做法。雖然在以前似乎認為這麼做是一種商務禮儀,但現在除非有必要請對方立即確認,否則只是在浪費時間。

 

E-mail的設計明明是用來幫助省去兩個人打電話的時間,卻反而花費兩道手續的時間,這麼一來就失去意義了。

 

不過,更重要的是E-mail的內容。

 

如果是商務E-mail,便以「簡潔有力的內容」為基本。理所當然地,內容不可以太過冗長。如果是想要傳達企畫內容等長篇文字,以書面告知再附上附加檔案會是最理想的做法。

 

不知道為什麼,長篇大論的E-mail內容會覺得不易閱讀,但如果是以Word或PowerPoint打出相同內容,即使冗長也能夠輕易閱讀。

 

一封E-mail應該以一件議題為限。

 

 

行程相關事宜寫一封、預算相關事宜寫一封,應該像這樣分開主題來傳送E-mail。這麼一來,對方回覆時也會比較方便。

 

假設一封E-mail 裡寫了四件議題,當中有三件議題可以立刻答覆,剩下一件議題必須做確認。在這樣的狀況下,經常需要等到該議題完成確認後,才能夠回覆。

 

為了剩下的一件議題而導致其他議題停下來就白白浪費了時間。應該動一動腦筋,讓可以先進行的工作順利進行下去。

 

另外,E-mail的內容還有一個大前提,也就是必須清楚表明目的。基本上不論寫任何文章都一樣,訣竅就在於站在閱讀一方的立場來寫文章。

 

如果是抱著「只要傳達出自己想傳達的內容就好」的心態,就變成跟競選人不懂投票者的心情沒什麼兩樣,溝通將無法成立。

 

●思考要點Focus on thinking

 

E-mail不需要寫時令問候語,也不該寫超過10行以上。

 

○一開始就寫出結論。

 

○每句話都必須簡潔有力,避免多次使用連接詞串聯句子。

 

(作者/野呂映志郎:日本知名廣電編劇、策略公關顧問。30歲轉型為策略公關顧問,為企業的商品或服務,擬定各種有趣、讓人超想擁有該商品的企畫案。目前以日本國內外頂級企業的幕後行銷操盤手身分活躍於業界。)

 

>>本文出自《為什麼麥可要穿白襪子?:36個與眾不同的反轉思考術!》一書

更新時間:2018/01/18 17:27
本文為作者評論意見並授權刊登,不代表TVBS立場。
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作者

時報出版

1975年1月創立,陪伴大大小小的讀者走過生命各個歷程。出版品包括文學、人文社科、商業、生活、科普、漫畫、趨勢、心理勵志……等,活躍於書市中,累積出版品五千多種,將「時報出版」打造成華文出版界的領導品牌。

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