不論是在社交上或心理上，忙碌已經成為一種簡易的表達方式，我們透過忙碌向別人傳達自己的價值。如果你上前詢問別人工作狀況如何，他們的回答多半都很類似：「我忙死了。你呢？」然後，你會回答：「喔，是嗎，我工作量也超載了。」接著，你們會一起點點頭，心照不宣。

我們的文化認為，這種互相申明的儀式，可以證實我們在職場上的價值與身為人類的價值。

這種文化背後的含意是，如果你很忙，那就表示有人需要你做某事，因此，你肯定很有價值。愈忙表示愈有人需要你。這是21世紀的存在主張：「我壓力大，故我在。」有一次，有個人問我們：「要是不忙了，我算是什麼？」這確實是很重要的問題！

當我們在組織內部對彼此這麼做時，我們就創造了忙碌與緊急的文化，而非成就感與非凡生產力的文化。我們已經社會化到認為每件事都必須立刻進行，但事實並非如此。

此時你或許會對自己說：「現在一切都好得很，只是，應該看這些內容的人是我的主管。我的工作就是被緊急事件推著跑，工作本來就是這樣。」沒錯，我們也認為你的主管和工作環境對於你如何花費時間，扮演了很重要的角色。可是，如果想要回歸現實，就得清醒清醒。你做的事情當中，或許有許多事只與你有關，和他人無關，而這些事導致你陷入象限3或象限1、甚至象限4當中。

●時間矩陣

●對緊急事件上癮

稍早我們曾經探討大腦的兩大基本部位：負責思考的大腦與專司回應的大腦。專司回應的大腦讓我們體驗到對抗、逃跑與快樂的感覺。至於人為什麼老愛尋找緊急事件，甚至到了上癮的程度，到頭來，關鍵竟在於大腦的「愉悅迴路」。

在大腦中，大多數癮頭都由同一種基本的神經傳導物質控制：多巴胺（dopamine）。舉例來說，古柯鹼抑制大腦再吸收多巴胺，讓這種化學物質可以停留在大腦久一點，產生一種非自然形成的快感，也就是說，這種快感的出現或克制，並非大腦本身自然具備的能力。

在平常的設定中，多巴胺是很棒的化學物質，有助於我們在人生中體驗自然形成的愉悅。此外，多巴胺賦予起身與出發的活力，幫助人專注於重要的事務。當我們做大事，創造重要成就，在人生中力圖上進，大腦分泌的多巴胺就會增加。

然而，因為多巴胺也負責產生大腦喜歡的愉悅感，人很可能會因為有些事情能夠導致大腦分泌多巴胺，就開始一股勁兒只想完成這些事，不論實際上有沒有益處或生產力。

比方說，我們很可能會創造一種錯覺，誤以為一項任務很緊急，於是卯足勁去做，完成之後開心的從待辦事項中劃掉，這樣我們連問都沒問這項任務是否有必要，就會獲得成就感。你是否曾寫下一些已經完成的事，而這麼做只是為了從待辦事項把他劃掉？（請誠實回答！這是你追尋的同一種多巴胺刺激！）

所謂「對緊急事件上癮」，指的是人喜歡那種加緊腳步做事、然後從待辦事項中劃掉的感覺，因此，潛意識才會尋找可以迅速解決、劃掉的事情，即使這些事並不重要。萬一我們沒有忙著檢查什麼或做什麼，還會感到不自在、焦慮不安，甚至渴望一直忙下去，渴望到很難停下來花點時間好好思考。

這正是為什麼我們最後會深陷象限3─ 我們在象限3耗費時間，做一些毫無價值的事，結果只獲得多巴胺的刺激。在現今這種知識掛帥的世界，高價值的決策才是王道，象限3當然不是什麼好去處。

正如知名作家布朗（Brené Brown）所言：「我們將此信念帶入自己的文化中：只要保持足夠的忙碌，就不會逼近人生的真相。」

這一切造成的影響是，一旦我們對緊急事件上癮，很容易就陷入象限1或象限3，卻沒有意識到我們對自己做了什麼事。以下是常出現的情況：

當我們說：「我在壓力下盡力了！」。

言下之意其實是我們需要緊急事件帶來的刺激，才能保持專注，因為人無法靠自己凝聚注意力。由於這種思路導致人只能仰賴外界的壓力來激發動力，即使這種動力本應出自內在，自動自發；於是，人往往進入錯誤的危機模式，讓截止期限壓得喘不過氣，以致於被迫在大腦裡製造那種化學刺激，好繼續往前邁進。

你可以思考一下這個選項。你是否常常聽到自己說，你在壓力下發揮最好的表現？你為什麼這麼說？這對你的人生和工作成果的品質好壞有何影響？

當我們拖延的時候。

拖延是一種自作自受的毛病，也是奪走象限2時間常見的罪魁禍首。有時候，拖延的原因是我們無法靠自己凝聚足夠的內在動力，於是坐等截止期限逼近。有時候，拖延是因為害怕失敗，或不確定該怎麼著手進行，於是我們再度等待，直到截止期限讓人產生更大的恐懼或其他嚴重的後果，迫使我們往前邁進。有時候，我們把重要的事情（例如健康和運動）擱在一邊，延宕好幾年，甚至數十年置之不理，直到真正面臨危機，才重新思考處理之道。

如果你選擇拖延，就等於把象限2好好的事拖成了象限1的危機，反而得面對危機暴發。罪魁禍首不是別人，是你自己導致象限1的危機擴大，引發不必要的壓力，害自己夜夜難以安眠。

請好好想一想。你是否習慣把一些重要的事拖到最後一分鐘才做？這是有意識的選擇，或只是下意識的逃避？這種拖延的習慣對你的成果品質有何影響？重新連結你的大腦迴路，改變習慣，只要遇到象限2的事情，就立刻行動，這麼做將會帶給你品質更好的成果，讓充滿壓力的象限1危機規模縮小。

當我們提供他人方便時。

有時候，由於我們渴望幫助別人，我們會建立弱者依賴強者的人際關係，那樣一來，別人就會總是來找你幫忙做他們分內之事，讓我們直接落入象限3。

想像一幅辦公室場景，有家公司在電腦內部網路的公用伺服器上發布新政策。

鮑伯需要下載新政策的內容，可是他不知道該去哪裡找檔案。他曉得史帝夫很聰明，於是他去找史帝夫，詢問如何找到新政策的檔案。史帝夫說：「檔案在公用伺服器上。」不過，因為這件事輕而易舉，他也說：「我用電子郵件寄給你好了。」鮑伯說：「太好了！」隨即回到自己的座位。途中，珍妮特攔住鮑伯，問

他知不知道去哪裡找新政策。鮑伯對珍妮特說：「當然知道！檔案就在公用伺服器上，不過你去問史帝夫比較快，他會直接寄給你。」很快的，辦公室裡的每個人都來找史帝夫要檔案。

現在，史帝夫或許會喜歡這種情況一陣子。因為這讓他覺得自己很有用，能夠發揮效用（多巴胺作祟！）。但是，他的大多數時間最後都會浪費在替人做事上，而那本來是他們應該自己動手做的事。更重要的是，這些瑣事占掉了他的時間，他原本應該利用這些時間處理正事，讓自己真正的工作有所進展。

我們的意思並不是說幫助別人不好，也不是要你別發揮團隊精神；只是，一旦你陷入與人方便的模式，就會助長別人示弱與依賴的心理。

當我們害怕拒絕的時候。

有時候，我們落入象限3或象限1，是因為很難拒絕別人，即使拒絕才是正確之舉。或許是因為害怕自己看起來軟弱無能，或許是因為渴望討好別人，抑或害怕遭到排擠孤立，想要避免衝突。也可能只是我們內心缺少力量，無法應付接踵而來的溝通而已。不論原因為何，這些情緒與感受都來自專司反應的大腦。

更糟的是，如果這種人擔任管理職，就會害整個團隊落入象限3，在執行計畫時考慮不周，浪費所有人的時間，卻達不到什麼成果。你可以讓拒絕變容易一點，只要用對方法，就不會對你有所損害，也不會害你登上別人心中的黑名單。

但是，讓我們面對事實。有時候，你必須做象限1的事，或者你察覺自己落入象限3，只是因為主管要求。當你這麼做時，你心裡必須明白，這些人並不是每天早上醒來就算計著要怎麼害你不能做正事，他們也有績效上的壓力。

更可能的情況是，他們認為你很能幹，相信你會把事情做好。雖然這是好事，也是對你的肯定，不過，一旦你能秉持專業，充滿自信的直言不諱，或許就能夠移除一些象限1和象限3的絆腳石，或者讓它們換個方向，別擋著你的路。

想一想，為了重拾花費在象限3的時間，你可以做什麼樣的改變，只要一件事，從今天就開始？

（ 作者／寇岡：　富蘭克林柯維公司的生產力全球實務領導人，擅長的研究與內容開發領域是時間管理、專案管理與溝通技巧。

              梅瑞爾：富蘭克林柯維公司的創新副總裁，帶領一群傑出人才開發得獎產品，幫助個人與組織大大提高生產力。

              林恩：富蘭克林柯維公司的資深顧問。從《財富》雜誌評選的百大企業到在地的小公司，都曾是她的客戶。)

>>本文出自《5個選擇：不被瑣事纏身，每天都有高效生產力》一書

●本文為作者評論意見並授權刊登，不代表TVBS立場。

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