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  • 15
  • Mar
  • 2018

主管邏輯超難解!用這套SOP搞定他

作者 大人學

2018/03/15 12:05
▲示意圖,非當事畫面/ShutterStock/版權所有,嚴禁轉載

(作者/姚詩豪 Bryan Yao:成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。)

 

我常告訴我的學生們,世界很複雜,人心很難測,要隨身常備「邏輯思考」。出門在外,有病治病,沒病強身。不信你看: 

 

珊迪是一家公司的行銷助理,由於公司的系統非常老舊,時常出包浪費很多時間,導致員工因此加班。主管平日雖然很愛強調效率,但不管珊迪如何反應系統問題,主管就是裝死,甚至從沒跟IT單位提出需求。

 

這類「主管真的很奇怪吶~」的問題簡直是上班族的日常,我被學員問過超級多次,多到我都已經研發出SOP了。

 

標準解法如下: 

 

步驟1:釐清珊迪自己想要什麼?(就此案例,珊迪需要主管正視系統的問題,並出手解決!) 

 

步驟2:推測主管平常想要什麼?(不確定,只能盡量猜,姑且稱之「期望一」、「期望二」、「期望三」......) 

 

步驟3:先針對主管的「期望一」推理,能不能想出一招,讓「改善系統」與主管的「期望一」產生某種關聯。實在想不出來,再來想「期望二」,以此類推! 

 

實際執行大概像這樣: 

 

我:珊迪,你覺得在理想的狀況下,一位好主管應該怎麼做? 

 

珊迪:他當然應該把系統的問題解決啊!或者至少要跟上面回報,怎麼可以都不管,我們已經反應很多次了耶!真不知道他在想什麼。 

 

我:先不談他,回到我們自己。系統很難用,對妳的工作會有什麼影響? 

 

珊迪:當然有影響,我的職責是準時完成案件,系統難用會害我花更多時間,而且工作不順也會影響心情...... 

 

我:所以妳的KPI跟處理案件的數量與品質有關,對嗎? 

 

珊迪:對呀! 

 

我:那你主管的KPI是什麼? 

 

珊迪:他的KPI?這個嘛...... 

 

珊迪:我想我主管應該最在意客戶下單量,也就是每月的業績。

 

我:OK,那我問妳,如果今天系統變得好用,大家效率提高,有沒有可能影響到「業績」呢? 

 

珊迪:應該會。喔!我懂你要說什麼了! 

 

我:所以妳下次再找個機會跟主管聊。妳要對主管強調,難用的系統會造成什麼樣的問題,連帶影響客戶的消費,最終會反映到業績,再看看主管有什麼反應吧! 

 

珊迪:我懂了,今天實在太有收穫了。

 

其實就是那麼簡單,想要對方照我們的意思去行動,就一定要「投其所好」而非「投我所好」。

 

▲示意圖,非當事畫面/ShutterStock/版權所有,嚴禁轉載

 

但問題是,這麼簡單的邏輯,為何很多人卻不懂得運用呢?常聽到上班族在抱怨老闆、客戶與同事,卻很少聽到有人用邏輯的方法,針對「對方要什麼」以及「我該如何誘導」這件事進行深度分析。

 

個人觀察,邏輯思考難以被運用的原因,在於這三種情緒:分別是「難道是我錯?」、「為何要我做?」以及「我跟他不熟?」。注意到了嗎?這三種心態都有一個「我」字!

 

心態一:難道是我錯?

 

多年前我用一樣的方法開導某位學員,結果讓我訝異的是,他非但沒有恍然大悟的神情,反倒眉頭一皺向我抗議:老師,身為主管的人難道不該主動改善員工的問題嗎?這明明是他錯了,怎麼會是我來彌補?系統爛難道是我的錯嗎?

 

就算我用你教的方式讓主管改善系統,他還是不知道自己的錯誤,業績要是因此提高,他搞不好還跟上面邀功,這樣還有天理嗎?

 

搞了半天,這位學員要的並不是解決工作效率的問題,他在意的其實是「公理正義得以伸張」,而且是他認同的公理正義。我只好承認我沒轍,馬上結束對話。

 

心態二:為何要我做?

 

「拿多少錢做多少事」這第二種心態者的中心思想!雖然他們認同我的建議有用,但通常告訴我:

 

老師,我只是個助理,老實說業績並不是我負責的,我跟主管講業績什麼的不好啦!系統不好用,反正多花點時間也就算了,真正影響到業績的話業務那邊的人自然會說話的。

 

據說美國的建築工人分工是非常細的,尤其在公會保護之下更是如此!我聽過一個實例是有位木工下班時,把一片木板擱在地上忘了收拾。

 

第二天早上電工來了卻拒絕開工,因為這片小木板剛好蓋住了地上的配線槽,而「把木板拿開」並不是電工合約註明的工作,所以他堅持不肯施工,但時薪還是照算!這樣涇渭分明的組織分工我很懷疑未來還有多少。

 

心態三:我跟他不熟!

 

第三種其實最有救也最常見,純粹就是當我問他「你主管的KPI是什麼?」或「你主管最在意什麼?」時,當事人一問三不知,因為從來沒有想過這件事。

 

很多台灣人在職場上把自己看得很小,公司就是高層們在掌舵,我只是個小嘍囉,我哪裡知道上面的人在想什麼,更別提去搞清楚他們的內心深處了!

 

其實再偉大的主管,甚至是大老闆,還不就是個人?人都有自己的渴望跟焦慮,也都希望能被了解,甚至被信任的人看懂、看穿!

 

我的經驗是,員工要是抓到了老闆的心思,並用誘導的方式說服老闆,就算老闆心知肚明你在玩什麼花樣,他還是會非常開心,因為你「上道」啊!

 

總結一下,把邏輯思考用在職場其實沒想像中難,第一要務,先排除上述三種「阻礙邏輯思考的心態」,接著再分析(1)對方到底要什麼,(2)你自己想要什麼,然後(3)試著找出交集,有很多機會問題都可以解的!

 

更新時間:2018/03/15 12:05
本文為作者評論意見並授權刊登,不代表TVBS立場。
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作者

大人學

相信思考,勇於改變 - 學習用大人的角度看懂人生各類賽局。

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