想一下生活中的各種情境，哪些對你有利的，又受限於哪些？想在不同的環境下提升工作效率，首先，要建立基本概念，理解不同的情境會產生什麼影響，進而在這些情境下，找出能做、應該做的事。

最常見的工作方式是根據事前排定的優先順序，來決定當下要做什麼。

但這種方式並不理想，因為優先順序其實是一種二分法，代表在當下某件事是你唯一能做的事。如果是回家作業，按照順序處理應該沒什麼問題。然而，現代的工作就不同了，訊息和任務常以亂序送達。你的注意力會在大量的、一次湧進的、性質不同的資訊流間跳來跳去，有時候資訊內容還會彼此衝突。

●什麼環境，適合什麼工作，列出來

回溯到2000年代，用資訊流的方式比較容易解釋「情境背景」（Context）。

對大多數人而言，那時的電腦就是放在桌上，「上線」和「離線」是明顯不同的狀態。所以只要根據現有的工具和資源，就能定義出各項環境。以下是從2006年開始，我會工作的各種環境：

‧家裡。

‧電腦前：上線。

‧電腦前：離線。

‧電話中。

‧咖啡廳。

‧圖書館。

‧超市。

‧書店。

‧公車上。

‧火車上。

如今，這個分類已經失效了。有時候，我只能在咖啡廳待１０分鐘，但有時候卻會對咖啡沉思好幾個小時。也有可能是都待在圖書館，上午能非常專注，但午餐後卻容易分心、心不在焉。所以不能只以地點和實物來定義工作情境。

假如你願意，甚至可以在泡澡時參加視訊會議！

然而科技時代降臨，電子郵件已經可說是人與人最基本的聯絡方式，但對許多人來說，面對多又雜的資訊，要整理電子郵件可說是場災難，交給你一些管理電子郵件基本的小撇步！

一、高估電子郵件的可靠性

整理管道時，我以「重要度」和「流量」作為標準，來決定查看不同管道的頻率。

你會發現我漏了一種：也就是會收到大量重要又急迫訊息的管道。

有這種情況發生時，表示這個管道很難管理，而電子郵件最常發生這種情況，但今日電子郵件已成為工作中的主要溝通方式。也就是說，重要的訊息常常和雜訊、閒聊等信件混在一起、大量湧入。該怎麼有效運用這個管道？

‧ 過濾郵件

分類出來自重要人士的訊息，再刪除其他垃圾郵件。

‧ 分流

鼓勵親戚、朋友、同事和客戶需要你立即回覆時，用簡訊或電話來聯絡。事先告訴他：「用電子郵件聯絡，得不到立即回覆。」

雖然，這兩個小訣竅不能解決濫發電子郵件的根本問題，而且就算你發展出一套個人的收發習慣，其他人也不會因此配合。不過，這個方式能讓你決定，哪些優先訊息能干擾你的工作。

另外，別忘了教育你的朋友、客戶和同事，根據訊息的重要性選擇發送管道。這看似在打一場必敗的仗，但絕對值得努力（因為只要你繼續拖延回覆，他們多半會換個發送管道）。

二、處理電子郵件是一種裝忙

電子郵件衍生出的第二個問題，也是最大的問題：它相當誘人。

一直盯著收件匣，等待新的震撼消息，常讓人誤以為這也是在工作。這件事沒什麼挑戰性，也不需要什麼思考，卻能讓人感到正向和滿足，即使只是回覆了一封毫無意義的郵件，也像完成了一項工作。

這種裝忙的感覺相當於小孩子心愛的睡眠毯子：有安撫作用，卻沒有實質效用。

三、收件匣只分未讀和已讀，模糊不清

你是否也發現，收件匣裡常常有些看過主旨一眼，但實際上卻未讀的信件？

多數情況下，電子郵件似乎變成一種粗略的工作清單，但多數信件的主旨模糊沒辦法一眼就分辨出這封信是否已經讀過、已經處理過，或它是不是關於十萬火急的事。

此時，可以運用「二分鐘原理」。假設某項任務不用二分鐘就能處理掉，就立即動手。根據這項原則，先把不重要的電子郵件刪除或存檔，只處理立即回覆即可的郵件。如果有較花時間和費事的郵件，就把待辦清單找出來，寫下未來要回覆的時間。

要是過去幾週、幾個月，甚至幾年下來，有上百或上千封未讀郵件，該怎麼辦？先檢查一遍存放超過一個月左右的信件，也許還能從中找到非常重要的信，把它們從收件匣移走、存檔。

（作者／班‧以利亞：目前是蘋果公司的顧問。他一開始服務於全球幾家大型的科技公司，克服了工作效率過低的難題後，開始到各大企業擔任講師，幫助人們在資訊龐雜的世界，與各項矛盾的資訊建立更好的互動關係。  )

＞＞本文出自《待辦事項這樣列，工作當場完成一半：只花兩分鐘、用五個詞，裝忙整理清單，你再也不會被「沒做完」追殺》一書

●本文為作者評論意見並授權刊登，不代表TVBS立場。

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