工時過長、過勞死,一直是日本職場給人的形象,不過現在日本從民間企業到政府機關都在積極改革,包括有保險公司發給員工「加班券」,也就是加班不得超過一定額度,加越少的員工還會被表揚;金融機構則發給員工一人一台平板,以「無紙化」作業為目標;類似於內政部的日本總務省,則進行辦公室大改造,除了同樣是「無紙張作業」,網路通通換成無線網路,還把個人辦公桌取消,吸引其他的地方政府官員前來觀摩!
手上拿著公司發的票券,上面還印著美麗風景,你猜得出這是做什麼用的嗎?
保險公司職員:「這是『加班券』原則上是晚上七點離開公司,之後想繼續工作的話要拿這張票申請。」
有這一券在手才能留在公司加班,這間大型保險公司為了改善工時過長的惡習,自創了限制加班的方法,也就是每3個月發一張加班券給員工,每一張有15次的額度。
當員工認為有加班必要的時候,必須在票券上註記日期和時間,再拿去跟上頭申請,而使用越少的員工就會受到公司表揚。
三井住友海上保險金澤分店店長馬場邦彥:「用一些遊戲感覺的方式來管理,因為我不覺得這是一件會變得高興的事。」
另一間地方銀行則給每位職員一人發一台平板,讓整個作業朝「無紙化」的目標前進,節省紙張還能提升效率,不只越來越多民間企業導入,就連政府機關也勇於改變。
這是日本總務省行政管理局現在的辦公室,但看看以前還是日本傳統辦公模式的時候,上司自己一個空間座位,屬下則按照職位的高低排序而坐,平時各自在自己的位子上辦公,當有事情要報告時再走到上司座位前方進行說明,久而久之每個人的辦公桌上盡是越堆越多的文件和資料,一直到去年,辦公室大改造,除了網路通通換成無線網路,還丟棄了大約460箱不要的紙張,讓開會的空間大幅增加,就連個人的辦公桌也通通取消,上司下屬不再分桌坐,再加上無紙化作業,要討論事情拿了筆電就能立刻集合,因為大家要報告的資料都已經存在筆電裡,什麼即時資訊按一個鍵馬上傳送分享,有問題也能立刻修正,讓下決策更迅速。
總務省行政管理局參事官助理永田真一:「不只辦公室改變了,我們注意到最大的一點就是體認到一個一個原本以為工作上理所當然的事情,改變了也很好,如果能夠把它繼續擴張到整個行政和社會,或許就能更有效地改變日本的工作方式。」
辦公室變成會議室最大的成果,就是在去年五月審議法案時,把原本分散在不同部門的負責人,通通集合到同一個地方辦公,結果很有效率地讓製作答辯所花的時間減少了25%。
而無紙化作業的另一個好處,則是能讓員工在公司以外的場所辦公。
總務省行政管理局職員:「還有什麼需要注意的地方嗎?」
像螢幕上這名男職員,由於他必須和妻子輪流照顧小孩,因此這天就透過視訊的方式在家裡和同事開會,而這種種的改革很成功地讓加班時間比以前減少了15%,甚至還吸引到其他的地方政府官員特地上門參觀。
神奈川縣政府負責人:「非常有參考價值,整個辦公氛圍和政府機關一般給人的形象相當不一樣。」
目前觀摩的人數已經超過1400多人。
三井不動產廣告:「想用新的工作方式改變日本的工作方式。」
扭轉過勞死的惡名,解決勞力不足並提高生產力,日本掀起辦公室革命,官民都在努力。
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