有不少的職場新人在面對主管問答，或者回報任務進度的時間，常常因為緊張或者準備不足，下意識回答出不妥的答案，像是「應該沒問題」或者「可能會答應」，這類不確定的答案，往往造成主管得花上三倍時間理解。專家建議再回報的時候專注度要提高，想過再講，避免不確實的回報，導致整體公司效率降低。
圖／TVBS
企業主管vs.上班族員工：「最近的進度就是回報一下，目前大概做到3187的級數。」
來回確認最新工作進度，身為上班族的蘇小姐，平常的工作多元，必須時常跟各部門主管，回報自己的工作進度，為了要確實回報，在應答上都得做足準備，蘇小姐表示職場上不少新人，其實很常常下意識做出回答，但往往會讓主管第一時間比較難以掌握。
上班族蘇怡萱：「大家可能都會回答自己主觀認為的東西，但是老闆可能想要聽到的是一個客觀的事實，他想知道是一個過程，而不是你自己想說的一個結論這樣。」
很多職場新鮮人在面對主管詢問進度或者驗收成果時，往往因為緊張或者怕準備不足，抑或是執行工作遇到困難，常常會下意識的回答，常見的回應像是「應該沒問題」，或者是「似乎」、「好像」這種不確定用語。日本學家分析，這些回答是人類大腦為了方便，擅自替換了真實答案，這樣的新人說話無法區分意見跟事實，要透過他的話來了解實際進度，恐怕得花上平常的三倍時間。
上班族蘇怡萱：「比較常聽到的回答就是說，我差不多做到哪裡了，還有什麼我還沒完成，但是我預計我可能會在，什麼時候完成它這樣，不想要講得好像自己，什麼事都沒有做的感覺，就會想說那我先把我的進度，好像講得有點模稜兩可，讓主管覺得噢我可能有做到這樣，但實際上可以跟他預想的，我預想的跟他預想的，可能就完成不一樣。」
企業主管陳彥霖：「聽原因我就會知道是哪一點，所以你要試著用問答式，引導是去幫他提醒他，去引導出你要的答案這樣。」
模糊的回應讓主管掌握度下降，日本專家在自己的著作當中點出幾個案例，表示過去曾有主管帶員工，一起赴約談生意，途中先離席，隔天詢問員工客戶是否要委託公司作業，該名員工回答「我想應該沒問題」，但主管進一步詢問，卻發現客戶其實還沒有答應，在金額跟服務內容都還有疑問，其實稱不上是委託已經沒問題的情況，來回確認就已經花費不少時間。
企業主管陳彥霖：「聽起來就是應該什麼的，在主管心裡就會覺得，我要知道清楚的狀況，或是他會問你很多問題，可是都沒有真的結果，我們很常聽到一句話說，請你來是幫公司解決問題的，但他們常常會帶，可能三到五個甚至更多問題，一個一個跟你請示，反而你得花更多時間去確認，其實你剛剛跟客戶開個那個會，重點到底是什麼，你得花一些時間去疏理，去幫他疏理去帶著他。」
該如何避免大腦下意識回答，造成工作進度回報出錯，專家分析第一點，員工必須習慣想過再回答，不要輕易脫口而出不確定的答案，第二是專注力，對任務回報需要細心專注，減少第一時間因緊張害怕責備，脫口而出的敷衍話語，第三則是具體點出對方需求，簡單扼要的方式，讓主管掌握到可以改善的地方，來回確認的時間相對可以減少許多。
人力銀行發言人黃若薇：「主管跟老闆獲得這些資訊，他們也要去做下一步的判斷，所以當我們遇到有些事情，真的不知道說這些事情的把握是多少，他到底會不會成的時候，通常我會建議大家用一個方式，就是你可以說，這個案子大概對方有九成是確定的，但是他們還是要等下個禮拜二，等到老闆確認好今年度的預算之後，才能給我們做最終的回覆，所以目前大概是有九成的確定度，那通常我們這樣講，那老闆就知道老闆跟主管，就會想說大概有九成，真的要確定就要到下禮拜二，這樣子的話他們才知道下一步怎麼做。」
職場回應看似簡單，應對上卻藏有不少學問，隨意應付主管交差了事，恐怕雙方都得花上更多時間，得不償失。
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更新時間：2024/07/11 22:51