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  • 16
  • Oct
  • 2017

任何發票收據APP拍下 自動變文字入賬

2017/10/16 19:48

今年1月,日本官方修改了一項法規,容許企業會計可以用電子檔案的形式,來儲存、管理員工的收據,例如可以用智慧型手機或數位相機,幫收據拍照做紀錄,現在就有IT公司,為企業開發了報帳專用的手機APP,除了幫員工省去輸入資料的時間,降低出錯機率,會計也不用和紙本收據逐一核對,讓作業效率大大提升!



買完公司要用的東西走出電器行,來看看這位日本員工怎麼報帳,拿了收據不是立刻塞進皮夾等著月底結算,而是當場打開這專用的手機APP,對著收據拍張照,就能自動讀取變成文字,顯示購買的日期、金額並且自動分類,接著只要再按一下保存鍵,報帳申請的流程就大功告成。再來到他任職的公司瞧瞧,當會計點開檔案後,看到的畫面就像這樣,左邊是收據的照片、右邊有文字資料,在一個頁面上就能輕鬆核對,而不是還要東翻西找,尋找特定的紙本收據。

這其實是一間專門為外國觀光客,介紹日本住宿資訊的公司,成立到現在只有短短一年但業務量暴增,讓業者決定把報帳數位化,縮短作帳的時間提高作業效率。因為就在今年一月,日本修改了電子帳簿保存法,讓企業會計不用再像過去,貼貼黏黏收集成一本本厚厚的紙張文件,而是直接儲存變成電子檔案。

而這個APP最大的功勞,就是幫企業解決了出差或出外開會,數量驚人的交通費,因為在還沒導入APP之前,全都是由員工自行輸入資料,再傳送給會計一張一張審核,不但金額容易打錯,錯了還得再重跑一次流程,耗時又耗人力,但是現在只要一個動作,進出車站閘口嗶一下卡片,直接能和APP連動,並且手機上顯示搭乘的日期時間和金額,讓員工不但不用額外再花時間輸入,降低出錯機率,會計現在處理報帳的時間,也縮短到只要原本的5分之1。

導入APP公司社長加藤史子:「大家都在使用、大家都能在短時間內完成,公司的會計業務也能更快速的做完,可以將人事成本縮減到最小。」

開發APP的企業,是才剛在上個月底在東京證交所上市的IT公司,他們最早推出的記帳軟體,使用人數已經超過500萬人,目前則在積極開發企業導向的應用程式,光是今年九月,上門前來詢問的企業就比前一個月多出5倍,顯示企業目前普遍都有一個困擾,那就是處理報帳實在佔去太多時間。

開發APP的業者今井義人:「可以幫公司減少為了結算報帳而加班的時間,轉而把心力投入在公司的本業,我們想協助的是這一塊。」

而除了提高效率,也能省下不少金錢,根據美國調查公司的統計,透過無紙化的作業,每年可以幫日本省下約1.9兆日圓的成本,省時省錢省人力,除了持續推動日本的金融科技,同時也更加地人性化。

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更新時間:2017/10/16 20:18

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